Trưng bày hàng mẫu và quảng bá tại hội chợ là biện pháp xúc tiến thương mại phổ thông nhất mà các chính phủ và doanh nghiệp thường thực hiện. Hội chợ chuyên ngành là nơi tập trung nhất để các doanh nghiệp khảo sát nhu cầu và cạnh tranh của thị trường và tìm kiếm bạn hàng.
Hội chợ Hoa Kỳ
Trưng bày hàng mẫu và quảng bá tại hội chợ là biện pháp xúc tiến thương mại phổ thông nhất mà các chính phủ và doanh nghiệp thường thực hiện. Hội chợ chuyên ngành là nơi tập trung nhất để các doanh nghiệp khảo sát nhu cầu và cạnh tranh của thị trường và tìm kiếm bạn hàng. Thông qua các hội chợ chuyên ngành các doanh nghiệp có thể cảm nhận được thị trường cần gì, xu hướng phát triển của thị trường và đối thủ cạnh tranh của mình là ai và khả năng cạnh tranh của họ đến đâu. Hội chợ chuyên ngành là nơi hội tụ giữa người mua và kẻ bán cùng ngành. Do vậy, sẽ là nơi lý tưởng để giới thiệu sản phẩm, kiểm nghiệm phản ứng của thị trường đối với sản phẩm, và gặp gỡ đối tác kể cả những đối tác chưa có quan hệ từ trước.
Tuy nhiên, chi phí trưng bày và quảng bá tại hội chợ ở nước ngoài nói chung và tại Hoa Kỳ nói riêng rất cao. Chi phí trưng bày một gian hàng tiêu chuẩn 3m x 3m tại một hội chợ ở Hoa Kỳ theo tiêu chuẩn quốc tế ít nhất cũng khoảng 13 - 15 ngàn USD (gồm tiền thuê gian hàng và thiết bị, thiết kế dàn dựng, tiền hàng mẫu, chi phí vận chuyển hàng mẫu trước và sau hội chợ và tiền đi lại, ăn, ở của một đại diện). Mặt khác, trưng bày tại hội chợ nếu chuẩn bị và tiến hành không chu đáo hoặc không chuyên nghiệp không những sẽ tốn kém mà còn có thể gây ấn tượng xấu đối với khách hàng và rất khó khắc phục sau này. Do vậy, các doanh nghiệp thường phải nghiên cứu rất kỹ thị trường trước khi quyết định có tham gia trưng bày tại hội chợ hay không, nếu có thì hội chợ nào là phù hợp nhất và tại đó nên tập trung trưng bày những mặt hàng gì.
Lựa chọn hội chợ tham gia
Hàng năm, ở Hoa Kỳ có tới hàng nghìn hội chợ thương mại với quy mô to nhỏ khác nhau được tổ chức ở các bang. Tất cả các hội chợ ở Hoa Kỳ đều do các công ty hội chợ tư nhân tổ chức. Những thông tin về hội chợ được đăng tải trên các trang web của các công ty tổ chức hội chợ do chính các công ty đó cung cấp. Nhìn chung, các hội chợ chuyên ngành đã tồn tại nhiều năm và được tổ chức thường kỳ hàng năm (mỗi năm một hoặc nhiều lần tại cùng một địa điểm tại cùng một thành phố hoặc ở các thành phố khác nhau) đều là những hội chợ có uy tín.
Những công ty làm ăn lâu dài tại Hoa Kỳ thường tiến hành khảo sát rất kỹ (kể cả cử đại diện đến thăm trực tiếp) các hội chợ liên quan để lựa chọn (các) hội chợ phù hợp. Một khi đã quyết định tham gia trưng bày tại (các) hội chợ nào đó thì họ thường tham gia đều đặn nhiều năm không những để giới thiệu các sản phẩm mới và tiếp cận với khách hàng mới mà còn là dịp để gặp gỡ các khách hàng quen nhằm củng cố và tăng cường mối quan hệ. Chính vì thế, các công ty lần đầu tham gia trưng bày tại hội chợ ở Hoa Kỳ rất khó thuê, và thường phải xếp hàng nhiều năm mới thuê được gian hàng ở các hội chợ có uy tín vì ban tổ chức thường ưu tiên cho các khách hàng quen đã trưng bày ở hội chợ nhiều năm.
Lựa chọn hàng mẫu trưng bày
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu thị trường, tại mỗi hội chợ, các doanh nghiệp thường chỉ tập trung trưng bày một số ít mặt hàng có triển vọng tiêu thụ tại thị trường mục tiêu, chứ không trưng bày tràn lan tất cả những gì họ đang sản xuất hoặc tiêu thụ trên các thị trường khác.
Mặt khác, phần lớn hàng xuất khẩu công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp của các doanh nghiệp thuần Việt Nam hiện nay là hàng gia công hoặc sản xuất theo đề tài/mẫu mã của người mua nước ngoài. Mục đích Việt Nam tham gia trưng bày tại các hội chợ tại nước ngoài, hiện nay, chủ yếu nhằm giới thiệu khả năng sản xuất để thu hút người mua nước ngoài đặt hàng theo đề tài/mẫu mã của họ, hơn là giới thiệu đề tài/mẫu mã của ta để họ lựa chọn.
Thực tế đã có một số doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ tại New York, Hoa Kỳ đã trưng bày tràn lan (trông như những sạp hàng bán lẻ tạp hóa) rất nhiều loại hàng. Nhìn vào những gian hàng này khách hàng Hoa Kỳ có thể kết luận các chủ gian hàng chưa nghiên cứu hoặc chưa hiểu gì về thị trường Hoa Kỳ. Do vậy, rất khó có thể thu hút được sự quan tâm của họ.
Do không nghiên cứu kỹ thị trường hoặc tham trưng bày quá nhiều hàng mẫu, nhiều mặt hàng trưng bày không hề phù hợp với thị trường.
Ví dụ nổi bật nhất của hàng không phù hợp với thị trường là những chiếc ghế làm bằng tre yếu ớt được trưng bày và dùng để tiếp khách tại các gian hàng hội chợ. Chúng tôi để ý hầu như không có khách nào đến thăm gian hàng ngồi vào những chiếc ghế này vì nghĩ rằng chúng không chịu nổi thân hình to béo và nặng của họ.
Về mặt luật pháp, những sản phẩm có nguy cơ gây hại cho người sử dụng như những chiếc ghế này không được phép tiêu thụ ở Hoa Kỳ. Hơn nữa, do người sản xuất hoặc người bán những chiếc ghế tre này có trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại cho người sử dụng nếu ghế bị gãy làm họ bị thương, nên sẽ không có công ty nào dám nhập những chiếc ghế tre này về tiêu thụ ở Hoa Kỳ.
Catalogue, quà tặng và các tài liệu quảng bá
Catalogue (ở dạng in hoặc đĩa mềm) được thiết kế và in ấn một cách chuyên nghiệp sẽ góp phần giới thiệu bổ xung có hiệu quả sự phong phú và đa dạng sản phẩm của công ty. Ngoài hàng mẫu trưng bày, công ty nên mang thêm một số hàng mẫu (không trưng bày) trên đó có tên, logo và địa chỉ giao dịch của công ty để tặng cho khách hàng quan tâm để tạo thuận lợi cho khách hàng liên hệ khi có nhu cầu.
Thiết kế và dàn dựng gian hàng
Có lẽ do hạn hẹp về tài chính hoặc nhận thức chưa hết tầm quan trọng của việc thiết kế và dàn dựng gian hàng, nên hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam thường “tự biên tự diễn” hoặc thuê các nhà thiết kế chuyên nghiệp trong nước thiết kế và dàn dựng gian hàng tại các hội chợ ở nước ngoài. Tự biên tự diễn thiết kế và dàn dựng cộng với không đủ thiết bị và nhất là ánh sáng làm cho các gian hàng không có sức thu hút hoặc thậm chí tạo ra ấn tượng về sự không chuyên nghiệp, nghèo nàn và lạc hậu. Các nhà thiết kế chuyên nghiệp trong nước cũng có những hạn chế nhất định. Có thể họ chưa một lần đến thăm hội chợ nên không thể hình dung được toàn cảnh và không nắm được “gu” của hội chợ để có thể thiết kế và dàn dựng những gian hàng phù hợp và “bắt mắt”.
Hoa Kỳ là một thị trường mới đối với Việt Nam. Tham gia các hội chợ tại Hoa Kỳ, hiện nay, chủ yếu là nhằm xây dựng hình ảnh thị trường Việt Na. Do vậy, việc đầu tư kinh phí thuê thiết kế và dàn dựng gian hàng một cách chuyên nghiệp (kể cả thuê các công ty thiết kế và dàn dựng sở tại) là một việc đáng làm.
Quảng bá về việc tham gia hội chợ
Do mới tham gia và/hoặc bị hạn chế về kinh phí, và/hoặc đặt thuê gian hàng muộn, nên các gian hàng của các doanh nghiệp Việt Nam thường được bố trí ở những vị trí không thuận lợi cho việc thu hút khách đến thăm. Hơn nữa, các doanh nghiệp Việt Nam tham gia trưng bày ở các hội chợ nước ngoài thường ít quan tâm đến việc quảng bá về sự có mặt của mình tại hội chợ. Do vậy, nhiều khách đến thăm hội chợ không biết có các gian hàng Việt Nam để chủ động đến thăm và giao dịch.
Để có thể thu hút được nhiều khách đến thăm và giao dịch, các gian hàng Việt Nam cần phải tập trung vào một khu vực, và kinh phí hỗ trợ xúc tiến thương mại của nhà nước cần phải dành một phần để quảng bá về sự có mặt của Việt Nam tại hội chợ. Một trong những cách quảng bá có hiệu quả là đăng tin và/hoặc quảng cáo trên danh bạ hội chợ hoặc các tạp chí chuyên ngành gắn với hội chợ.
Thành công của các doanh nghiệp Việt Nam tham gia trưng bày tại Hội chợ đồ gỗ tại thành phố High Point, Bang Bắc Carolina hồi tháng 4 năm 2004 một phần là nhờ làm tốt công tác quảng bá về sự tham gia của Việt Nam tại hội chợ. Thương vụ Việt Nam tại Hoa Kỳ đã tiếp cận được với Tạp chí chuyên ngành về đồ gỗ Furniture Today của Hoa Kỳ để đăng tin trước khi diễn ra hội chợ quảng bá về tiềm năng xuất khẩu của ngành đồ gỗ Việt Nam và sự tham gia lần đầu tiên của các doanh nghiệp Việt Nam tại hội chợ.
Một số điểm cần chú ý khác:
- Tất cả các hội chợ thương mại ở Hoa Kỳ đều dành cho giới doanh nghiệp đến thăm và giao dịch chứ không mở cửa cho công chúng. Khách vào thăm hội chợ, nếu chưa có thẻ ra vào thì phải đến khu vực đón tiếp khách (Reception) của ban tổ chức hội chợ để làm thẻ và phải xuất trình thẻ tại cửa ra vào khu trưng bày. Một số hội chợ có thu phí vào cửa. Phí này được thu một lần khi cấp thẻ ra vào. Nếu khách đăng ký và trả tiền sớm thì thẻ ra vào sẽ được gửi đến trước. Trong trường hợp này phí vào cửa thường rẻ hơn (thậm chí rẻ bằng nửa) phí thu và làm thẻ ngay tại hội chợ. Để giữ bí mật kinh doanh (sản phẩm mới, mẫu mã mới,...) và tránh mất thời gian tiếp khách vô ích, có hội chợ hoặc gian hàng (ví dụ như hội chợ về giày dép tại Las Vegas) chỉ mở cửa tiếp đại diện của các công ty mua hàng. Tại các hội chợ này, khách đến giao dịch phải có hẹn trước hoặc phải chứng minh được mình là người mua thực thụ thì mới có cơ hội được vào thăm gian hàng và tiếp xúc với đại diện các công ty trưng bày.
- Hầu hết các hội chợ ở Hoa Kỳ đều không cho phép bán lẻ hàng hóa tại hội chợ. Chủ gian hàng có trách nhiệm vận chuyển hết hàng mẫu cũng như vật liệu và thiết bị dàn dựng gian hàng do mình tự mang đến ra khỏi khu hội chợ sau khi kết thúc hội chợ. Chủ gian hàng sẽ bị phạt tiền ít nhất là bằng chi phí vận chuyển và thanh lý nếu để lại hàng hóa và vật tư tại gian hàng sau khi kết thúc hội chợ.
- Cần phải phân định rõ về trách nhiệm và chi phí vận chuyển hàng mẫu, thiết bị và vật tư trưng bày từ kho của hội chợ đến gian hàng. Tại một số hội chợ, trách nhiệm và chi phí này thuộc về công ty tổ chức hội chợ và đã được tính vào giá thuê gian hàng. Tuy nhiên, cũng có hội chợ quy định trách nhiệm và chi phí này thuộc về bên thuê gian hàng. Trong trường hợp này, bên thuê gian hàng cũng phải làm rõ với ban tổ chức xem mình có được phép tự làm hoặc thuê dịch vụ bên ngoài làm hay không hay bắt buộc phải thuê dịch vụ do ban tổ chức hội chợ chỉ định. Thực tế đã có doanh nghiệp tự vận chuyển một số hàng mẫu từ kho đến gian hàng song vẫn phải trả chi phí vì theo quy định của hội chợ, bên thuê gian hàng bắt buộc phải thuê dịch vụ vận chuyển của ban tổ chức chỉ định.
Công ty Du lịch Hoàn Mỹ: 273 An Dương Vương, P.3, Q.5, TP.HCM - ĐT: (08) 38336336 - (09) 38336336 - Website: www.dulichmy.com.